Die Stellenbeschreibung als Führungsinstrument

Die Stellenbeschreibung ist ein Instrument der Führung und Betriebsorganisation und hat als solches vielfältige Funktionen zu erfüllen. Unter anderem

  • konkretisiert sie den Grundsatz, dass jeder Mitarbeiter verpflichtet ist, im Rahmen seines Delegationsbereiches selbständig zu handeln und zu entscheiden,
  • legt sie die Ziele der Stelle im einzelnen fest,
  • benennt sie die wichtigsten Aufgaben im einzelnen,
  • schreibt sie die Befugnisse des Stelleninhabers fest,
  • regelt sie das Unter- und Überstellungsverhältnis des Stelleninhabers,
  • regelt sie die Stellvertretungsfrage (aktive und passive Stellvertretung).

Damit definiert sie implizit auch die Verantwortung des Stelleninhabers. Von allen Organisationsmitteln weist sie den höchsten Detaillierungsgrad hinsichtlich Zielen, Aufgaben und Befugnissen auf.

Unsere Erfahrung zeigt, dass in einer Vielzahl von Unternehmen Mitarbeiter darüber klagen, dass ihre Aufgaben, Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse unzureichend oder auch gar nicht definiert sind. In seiner umfassenden Studie Global Talent Trends von 2019 kommt das internationale Beratungshaus Mercer zu ähnlichen Erkenntnissen:

Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von hoher Dynamik und stetigem Wandel. Die Aufgaben sind mal strategisch, mal projektbezogen, und die Prioritäten wechseln ständig. Eine klar kommunizierte Definition der Aufgaben, der damit verbundenen Verantwortlichkeiten und Karrieremöglichkeiten sowie der Rolle im Team ist deshalb für Mitarbeiter heute wichtiger denn je.

Mercer: Global Talent Trends 2019. Download unter https://www.mercer.com/content/dam/mercer/attachments/private/gl-2019-global-talent-trends-study.pdf (letzter Zugriff: 2020-01-25)

Die Folgen in den Unternehmen sind offensichtlich, eigentlich unübersehbar. Sie zeigen sich unter anderem darin,

  • dass Entscheidungen aus Angst, Befugnisse zu Überschreiten, nicht getroffen werden,
  • dass Aufgaben unbearbeitet bleiben, weil Unklarheit ob der Zuständigkeit besteht,
  • dass einzelne Mitarbeiter überlastet sind, weil unbearbeitete Aufgaben ihnen zur dringenden Erledigung zugeschoben werden,
  • dass manche Aufgaben und Ziele an verschiedenen Stellen im Unternehmen parallel bearbeitet werden,
  • dass Unsicherheit ob der eigenen Leistung besteht, weil die Erwartungshaltung der Vorgesetzten unklar ist,
  • dass Leistungsbewertungen von Mitarbeitern durch Vorgesetzte höchst subjektiv und beliebig sind, weil die Basis für eine Bewertung der Mitarbeiter undefiniert ist,

und vieles mehr. Die Einführung von Stellenbeschreibungen trägt daher wesentlich zur Steigerung der Effizienz und der Zufriedenheit von Mitarbeitern bei.

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Stellenbeschreibungen für die Logistik

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